なかなか情報教育専任とはいかないでしょうし，複数担当者がいることも多くはないと思うのでお察しします。業者さんは，「もし御社の商品を導入したら？」という観点で聞くとたくさん事例なども話をしてくれます。時には資料もいただけます。短時間でもよいので会って話をしておくと，調達の話が進んだときに，声をかけやすくなります。名刺をたくさん準備して，顔見知りになりましょう。

内部で説明する際にも，「多くの業者に聞いたけどこうでした」という説得材料になります。ただし，既存業者との契約内容等，機微な情報の取り扱いには注意しましょう。前任者や財政部門，情報システム部門（経験者含む）に直接聞いてみることが一番よいと思います。