まずは、自治体の中でも優先順位の高いものから予算がつくことが多いはずです。また、その教育委員会等がもっている予算の中で軽重をつけてICTに予算を移してもらうことが基本と思われがちです。国、県、市の法律や施策等、また近隣市の状況から、自治体全体を考えてメリットや必要性があることを、特に上長間で協議してもらえるとスムーズな場合が多いです。
さらに自治体の計画に位置付けられると、その時点から予算をどれくらいつける必要があるかや調達方法、いかに低コストで多くのものを調達できるか等、中身の協議ができるでしょう。ただし、計画に位置付けられるということは、自治体でも目立つ事業となり、費用対効果等の説明が常に求められるということを意識しておく必要があります。
また、教育で利用されるモノは、安全性の配慮などがあり、市販品ではないことが多いという観点から、スケールメリットが得られないと安価に調達できないこともあります。段階的調達をすると実証しながら進められる反面、調達するモノの違いから、保守や入札要件が参加業者にとって厳しくなる場合もありますので、この点も事前に協議をしていたほうがいいでしょう。
このようなことは、自治体事務職員は予算をとるために、自身の事業に置き換えて当たり前のように考えていることです。仕様の作り方や筋の通し方を間違えると、内容は理解を示そうとしていても聞く段階にないという判断になることもありますので、進め方を聞いておくことも大切です。
予算折衝の場面で話しを聞いてもらえていない気がします。