よくある質問

このコミュニティが立ち上がった背景にもある通り、学校ICT担当の方は、1人または少人数で兼務の自治体も多く、担当者が仕様書を書く経験はもとより、仕様書を書く業界にいなかった方も多くいらっしゃると思います。回答者も同様の環境ですので、一例として回答者の経験を書かせていただきます。

仕様書は、どの企業が見てもわかるように、自治体が要求するスペックやサービスなどが書かれているものです。各自治体の入札参加要件にもよりますが、海外の企業の参加も見据えて、しっかり準備したいものです。時には参加要件から、「導入したい校種で実績を複数(数年)有すること」というような限定条件が必要な場合もあるでしょう。

仕様書は、何も参考にしないと、

・言葉の定義が書き手と読み手で違って、要求と違うものが調達されてしまう。

・機能要求に漏れがあり、不必要な機能が備わったり必要以上に予算が必要だったり、十分な機能が調達されなかったりする。

など、自治体も受託企業もユーザーも、結果お互いいいことがない場合もあります。

まずは、自治体のシステムを扱う部局に相談し、類似システムの仕様書を見せてもらったり、想定している商品の仕様が書かれている文面(類似品含む)の情報を得たり、時には近隣自治体に相談したりして、情報を集めて書くとよいと思います。お互いにメリットがあると感じた方は協力もしてくれることが多いです。

ただし、「教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」でわかる通り、システムの仕様書は機微情報の最上位にあたり、基本的に入札時以外公表されているものではないのが基本であることは認識しておきましょう。

今回初めて仕様書を書きます。仕様書を書くにあたり、どのように書いたらいいですか?